BLOG - Hoe hoog leg jij de lat? 5 Tips om het uiterste uit je congres te halen

Door: Tessa Harkema

Spoedig begin ik aan mijn vierde theaterseizoen als evenementencoördinator in Flint. Eerder deze week stelde ik mezelf een vraag: ‘Vind ik dit werk eigenlijk nog wel leuk?’. Geen tijd om er echt over na te denken: een congres stond voor de deur en er moest nog een hoop gebeuren.
Vanochtend zat ik met een glimlach in de trein. Het congres is goed verlopen, dit was echt weer een leuke samenwerking. Op naar een nieuwe werkdag! Dan denk ik weer even terug aan de vraag die ik mezelf eerder deze week stelde. Het antwoord is duidelijk: ik denk niet dat dit werk mij ooit gaat vervelen. Tijdens mijn werkzaamheden ontmoet ik veel verschillende organisaties die elk op een eigen manier een congres willen organiseren. Tijdens de voorbereidingen praten we over de wensen en mogelijkheden en probeer ik mijn contactpersoon te overtuigen om de lat hoog te leggen. Ben je zelf een congres aan het organiseren? Graag geef ik 5 tips om het uiterste uit jouw congres te halen.

Tip 1: Bedenk wat belangrijk is.
Meestal is het doel van een congres duidelijk: het presenteren van een product, het delen van kennis, een netwerk uitbreiden, en ga zo maar door. Daag het voorbereidingsteam of jezelf uit om verder te denken. Wanneer is dit evenement geslaagd voor jullie? Wat vinden jullie belangrijk aan de locatie? Welke sfeer willen jullie hebben? Wie komen er naar dit evenement en wat zijn hun behoeften? Verzamel alle ideeën en ga dan op zoek naar een geschikte locatie.

Tip 2: Voer het thema door.
De congreslocatie is een dag een tweede thuis van je organisatie. Gebruik dit! Bezoekers herkennen je logo en huisstijlkleuren, deze kun je doorvoeren in de decoraties van de locatie. In Flint doen we dit bijvoorbeeld door het inzetten van de digitale posterschermen in de foyers (narrowcasting). Hierop kun je wisselende presentaties plannen met beeld en informatie voor uw bezoekers. Met onze Juno LED Lights lichten wij de muren van de foyers in de kleuren van de organisatie uit. Kleiner budget? Zorg voor een klein vaasje met bloemen in uw huisstijlkleuren op de statafels.

Tip 3: Verras je gasten
De bezoekers zijn de topprioriteit van iedere congresorganisator. Hou deze dus tevreden. Een eerste indruk is snel gemaakt. Bedenk dus hoe de bereikbaarheid van een locatie te optimaliseren is. Komen veel bezoekers met het openbaar vervoer? Zorg voor een goede routebeschrijving of zet een pendeldienst in. Moeten de gasten misschien íets verder parkeren? Denk eens aan de inzet van Tuk Tuks, om de gasten snel voor de deur af te zetten. Als er dan ook nog een gekleurde loper bij de deur ligt, voelen de gasten zich direct welkom.
Ook de catering is erg belangrijk voor de bezoekers. Goede koffie en smakelijk eten houden de bezoekers gedurende de dag tevreden. Is het een lang zaalprogramma? Zorg voor een flesje water voor de bezoekers.
In Flint betrekken wij graag een stukje theater in onze congressen. Vanaf ons pop-up podium midden in de foyer, kan bijvoorbeeld een DJ, een band of een singer-songwriter een sfeervol optreden geven voor tijdens de lunch of borrel.

Tip 4: Interactie in het zaalprogramma.
Vaak is het zaalprogramma voor congresorganisatoren het belangrijkste onderdeel. Een interactief zaalprogramma zorgt voor betere concentratie en meer enthousiaste bezoekers. Kan jullie programma hierbij wel wat hulp gebruiken? Buzzmaster peilt op een creatieve en ludieke manier de reacties in het publiek. Amusement en inhoud in één.
In Flint beschikken wij over twee theaterzalen, waar we graag de artiesten een podium bieden. Zelf vind ik een komische onderbreking door cabaretiers altijd erg leuk. Cabaretgroepen als de Comedy Cowboys en Op Sterk Water kunnen zelfs een verbinding leggen tussen het inhoudelijke programma en de sketches. Aanrader!

Tip 5: Sta open voor verbetering
Congressen zijn vaak drukke en hectische dagen voor organisatoren. Opeens is het dan ook weer voorbij. Dan moeten natuurlijk eerst even de voeten omhoog, maar wacht niet té lang met evalueren. Plan een afspraak met het voorbereidingsteam en vraag je af of de verwachtingen waar zijn geworden.
Een locatie hoort ook graag terug of alles naar wens is verlopen of dat er belangrijke leermomenten waren voor een volgende editie.

Spoedig is het zomervakantie, maar vooruitkijkend op het volgende seizoen heb ik alweer heel veel zin om aan de slag te gaan. Wil jij graag tips op maat? Bel me even op, dan denk ik graag met je mee. Heel veel plezier bij het organiseren van jullie volgende evenement!

 

Er is iets misgegaan met het laden van dit evenement. Probeer het later nogmaals.