BLOG - 10 tips voor het vinden van de perfecte locatie

Je hebt een toffe opdracht gekregen om een evenement te organiseren. Eén van de belangrijkste dingen die je als eerste zal moeten regelen is de perfecte locatie! Maar hoe weet je of een locatie jouw perfecte locatie is? Waar moet je op letten bij het zoeken? We geven je een aantal handige tips, zodat het zoeken een stukje makkelijker wordt.

1. Uitstraling;
Eén van de belangrijkste aspecten bij je zoektocht. Denk goed na over het doel van het evenement en wat je wilt overbrengen naar de bezoekers. Als dat voor jezelf duidelijk is, kun je een evenwichtige keuze maken voor je evenement. Organiseer je een personeelsfeest waarbij de voetjes van de vloer gaan en alle ABBA-hits uit de kast worden gehaald, is een congrescentrum waarschijnlijk niet echt geschikt. Terwijl je een inhoudelijk programma, waar mannen in pak verwacht worden, weer niet zo snel op een partyboot in de grachten laat plaatsvinden.

2. Check reviews
Waarschijnlijk breng je enige tijd door met het online zoeken naar de perfecte locatie. Vergelijk het met het zoeken van een hotel voor je verblijf in Spanje. Wie scrollt er niet even door de reviews? Smerige badkamer? Je klikt hem weer weg en gaat verder. In de evenementenbranche is het niet anders, de onafhankelijke reviewsites schieten uit de grond. Zie je een locatie die je aanspreekt? Check de reviews op zo’n site (bijvoorbeeld www.meetingreview.nl) en je krijgt een eerlijke mening van eerdere klanten.

3. Eerste contact;
Als je dan een aantal leuke locaties gevonden hebt, wil je natuurlijk een offerte aanvragen. Doe dit vooral telefonisch, zodat je direct een eerste indruk krijgt. Hoe wordt je geholpen, wordt er naar je geluisterd, komt de medewerker professioneel over, hoe snel is de offerte binnen etc? Daarnaast kun je telefonisch goed aangeven wat voor jou belangrijk is en wat niet mag ontbreken in de offerte.

4. Money money money;
Het zou natuurlijk ge-wel-dig zijn om een groot evenement te organiseren waarbij geld geen rol speelt. Helaas is de realiteit dat er maar weinig evenementen georganiseerd worden waar geen strak budget wordt gehanteerd. En dus is het zaak om goed te kijken naar de offertes die locaties aanbieden. En vooral ook; wat staat er allemaal in de offerte? Bij de ene locatie zijn alle personeelskosten inclusief, bij de volgende wordt dit apart doorberekend. Bij de ene locatie is licht- en geluid inclusief, bij de volgende wordt dit apart doorberekend. Etc etc. Niks is vervelender om achteraf met onverwachte kosten opgezadeld te worden. Laat je goed informeren wat een locatie kost, weet wat je krijgt voor die prijs en calculeer eventueel bijkomende kosten in.

5. How to get there;
Weet waar je bezoekers zich bevinden en pas daar de ligging van de locatie op aan. Een locatie die centraal in Nederland ligt, is ideaal...tenzij je bezoekers allemaal uit Limburg en omgeving komen. Maar niet alleen de ligging, ook de manier waarop je een locatie kunt bereiken. Komen je bezoekers met het openbaar vervoer of met de auto? Ligt een locatie vlak bij een station of juist dichtbij de snelweg. Ook hierbij geldt; ken je bezoekers!

6. Mini-evenement
Als je dan uiteindelijk na het zoeken en vergelijken een hotlist hebt samengesteld, is het tijd om een locatiebezoek te plannen. Gemiddeld bezoekt men 2-3 locaties. Het is zeer aan te raden om weer voor jezelf een checklist te maken waar jouw perfecte locatie aan moet voldoen. Zie je locatiebezoek als een mini-evenement, de eerste indruk is alles! Hoe was de routing, werd je vriendelijk ontvangen, was de koffie lekker? En de beste check ter plekke: hoe schoon zijn de toiletten!

7. Flexibiliteit;
Belangrijk voor vrijwel ieder evenement: hoe flexibel is een locatie en hoe flexibel zijn de medewerkers. Je kunt van tevoren nog zo goed alles regelen, het kan altijd dat er onverwachte dingen gebeuren. Een spreker komt niet opdagen, er zijn veel meer (of minder) bezoekers dan verwacht, je bent de badges vergeten…Hoe gaat de locatie om met onverwachte momenten?

8. Als de koffie niet goed is…;
Catering is ontzettend belangrijk. Want je kan nog zo’n tof programma hebben samengesteld, als de soep koud is of als er te weinig broodjes zijn, is dát wat jouw bezoekers onthouden. Spreek van tevoren alle wensen goed door. Twijfel je over de lunch? Ga proeflunchen en oordeel zelf.

9. Techniek;
Naast goede catering, zijn goede technische faciliteiten ook enorm belangrijk.
Wat heeft een locatie in huis? Kan je een externe partij inschakelen als je dat wilt? Stel dat een onderdeel van je programma een interactieve sessie is waarbij mensen via hun smartphone deelnemen aan een quiz. Hoe vervelend zou het zijn dat net op dat moment het wifi niet werkt? Of dat de microfoon van die belangrijke spreker uit het buitenland het ineens niet doet. En waar zijn de technici op het moment dat er iets misgaat; kun je ze bellen, zitten ze in de zaal..? Natuurlijk kan het voorkomen dat er eens iets misgaat, maar check van tevoren of er professionele technici en apparatuur aanwezig zijn.

10. Positief onderbuikgevoel;
De laatste tip die we je meegeven; ga uit van je gevoel! Dit zegt vaak meer dan woorden!

 

Er is iets misgegaan met het laden van dit evenement. Probeer het later nogmaals.